Sekretariatsmedarbejder

Rødovre Gymnasium søger en sekretariatsmedarbejder, der skal indgå i vores team af administrativt personale, som tilsammen servicerer elever, ansatte og ledelse med diverse opgaver. Arbejdet foregår i en vekslende og til tider hektisk hverdag, hvor mange henvender sig til sekretariatet med stort og småt, og hvor henvendelserne og udfordringerne kan stå i kø og dukke op uden varsel. Derudover varetager sekretariatet blandt andet en række selvstændige arbejdsopgaver inden for økonomistyring, løn, personale, opgaveplanlægning og studie- og elevadministration.

Dine primære arbejdsopgaver vil bestå i:

• Servicering af ansatte og elever ved sekretariatets skranke.
• Behandling af telefoniske henvendelser.
• Elevoptag og ind- og udmeldelse af elever.
• Løbende ajourføring af elevdata.
• Generel oprettelse og vedligehold af data i det elevadministrative system Lectio.
• Samarbejde med skolens vejledere og kommunikation med Uddannelses- og Forskningsstyrelsen og STUK vedr. henholdsvis SU og SPS-ordningerne.
• Generel administration af SU og Ungdomskort.
• Efterlevelse af- og opfølgning på skolens GDPR-procedurer i arbejdet med persondata.
• Ajourføring af indholdet på skolens hjemmeside.
• Arkivering og behandling af indgående og udgående kommunikation.
• Oprettelse og opfølgning af større skriftlige opgaver i det studieadministrative system Lectio
• Behandling og administration af særlig prøve- og eksamenstilrettelæggelse.

Derudover er der en række større og mindre administrative opgaver, der løses i samarbejde med det øvrige administrative personale.

Vi forventer, at:

• Du er serviceminded, fleksibel og bevarer overblikket i en vekslende hverdag.
• Du er selvstændig, har gåpåmod og finder glæde i kontakten med mange forskellige mennesker.
• Du kan bevare det gode humør og den gode stemning under pres.
• Du kan møde kl. 7:30 og tage imod sygemeldinger fra ansatte.
• Du er samarbejdsorienteret og har både blik for egne arbejdsopgaver og ser organisationens behov.
• Du har en uddannelse, der matcher jobbeskrivelse eller erfaring fra lignende job.
• Du har solide IT-kompetencer og evner at tilegne dig nye programmer. 
• Kendskab til Lectio og DocuNote.

Rødovre Gymnasium har ca. 800 elever samt ca. 100 ansatte, der sammen skaber en dynamisk ungdomsuddannelse på en fordomsfri, åben og fleksibel institution, der vægter det gode samarbejdsklima, den faglige, pædagogiske og personlige udvikling, samt den gode omgangstone mellem alle, der færdes på skolen.

Stillingen ønskes besat hurtigst muligt og senest 1. september 2024. Stillingen er på mindst 30 timer om ugen. Bemærk, at en del af skolens ferieperioder er afspadsering, og derfor er den daglige arbejdstid på skoledage lidt længere end ansættelsesgraden svarer til (ca. 2 til 3 timer pr. uge).

Ansøgningen med relevante bilag sendes til job@rg.dk senest 28. maj 2024. Vi forventer at holde samtaler 11. juni og 12. juni 2024 mellem 14:00-17:00. Har du spørgsmål vedrørende stillingen, kontakt sekretariatsleder Rie Lundbye Larsen på telefon 45115304. Yderligere information om skolen findes på www.rg.dk