Odense Katedralskole søger gymnasiesekretær

Er du glad for at møde unge mennesker? Kan du bevare overblikket og holde hovedet koldt, når telefonerne ringer, elever og lærere kommer ind på kontoret med forespørgsler om hvad som helst, og du samtidig har ansvar for en række andre opgaver, der kræver god faglighed og evne til at strukturere og kvalitetssikre dit eget arbejde? 

Så er du måske den gymnasiesekretær, vi søger. 

Om dig: 

• Du skal først og fremmest være et imødekommende menneske med et positivt livssyn. 

• Du skal holde af unge mennesker og være venlig og tålmodig og glad for et arbejde, hvor du møder mange forskellige unge hver dag. 

• Du skal have det fint med, at mange mennesker lægger vejen forbi kontoret, hvor du er en af dem, man møder i receptionen. 

• Du skal trives med et job, hvor du både har lavpraktiske opgaver - som at stå for opfyldning og bestilling af kontorartikler, brygge kaffe og gøre klar til møder - og samtidig skal du være i stand til at håndtere opgaver, der kræver overblik, struktur og fleksibilitet i en omskiftelig hverdag. 

• Du skal være serviceminded, initiativrig og ansvarsbevidst og god til at forme og strukturere arbejdsgange i forbindelse med dine opgaver. 

• Du skal være stærk bruger af mange IT-systemer. Hvis du ikke har erfaring med brug af et system, skal du være hurtig til at lære det. Vi bruger Office-pakken, og du skal være stærk i Word og Excel. Vores studieadministrative system er Lectio, og vi bruger DocuNote og HR-databasen; disse systemer vil du komme til at bruge meget.  

• Du skal have en dokumenteret kontoruddannelse eller tilsvarende opnåede kompetencer og beherske dansk skriftligt og mundtligt. 

Om arbejdsopgaverne: 

Du skal indgå i et administrativt team med to andre sekretærer samt vores økonomichef, som er administrativ leder. 

Der er tæt samarbejde mellem administration og ledelse, der ud over økonomichef består af rektor, vicerektor og tre pædagogiske ledere. Administration og ledelse sidder sammen i et storrumskontor. 

Dine større opgaver vil være: 

• Receptionist: kontakt med elever, ansatte, forældre, gæster etc. - både personligt og over telefonen. Administration af skolens post.  

• Elev - og studieadministration, herunder: 

  • opfølgning på karaktergivning og fravær 
  • kvalitetssikring af skemaer 
  • administration af SPS-støtte 
  • administration af elevrejser 
  • udsendelse af sanktionsbreve og andre udsendelser til elever 

• Eksamen, herunder: 

  • planlægning i samarbejde med pædagogisk leder 
  • klargøring af karakterlister mm  
  • tilstedeværelse i eksamensperioden til elevsygemeldinger, karakterindtastninger mm 
  • klargøring af eksamensbeviser 
  • eksamensopgørelser for lærere 

• Personaleadministration, herunder: 

  • superbruger på administrative systemer fx Docunote og HR-database 
  • oprettelse/afmelding af medarbejdere i systemer  
  • registrering af sygemeldinger, omsorgsdage, særlige feriedage  
  • løbende skematilpasninger 
  • udarbejdelse af lister over lærertillæg  
  • kursusadministration 

Udover de faste opgaver vil der være andre mindre opgaver, som du sammen med de øvrige sekretærer løser, efterhånden som de opstår. Alle på kontoret er gode til at bidrage, når nye opgaver opstår og skal løses.  

Løn og ansættelse: Du vil blive ansat 32 timer om ugen, medmindre andet aftales. Arbejdstiden koordineres med de øvrige ansatte på kontoret og planlægges fleksibelt inden for tidsrummet kl. 7.30-15.00. Du skal være opmærksom på, at arbejdstiden vil variere hen over året, fx vil den ugentlige arbejdstid være højere i eksamensperioder, og der vil være afspadsering i dele af skolens undervisningsfri perioder. 

Ansættelsen sker i henhold til gældende overenskomst. 

Tiltrædelse: 1. marts 2026 eller efter aftale. 

Ansøgning: Skriv en motiveret ansøgning på max. én A4-side, hvor du beskriver, hvordan dine faglige og personlige kompetencer matcher stillingen. Vedlæg CV samt dokumentation for relevant uddannelse. 

Henvendelse om stillingen kan rettes til Økonomi- og administrationschef Henning Tonnesen på telefon: 41883514 eller på HT@odensekatedralskole.dk 

Vi modtager kun ansøgninger via Gymnasiejob.dk  

Ansøgningsfrist: onsdag d. 21. januar.  

Ansættelsessamtaler: Ansøgninger behandles løbene, og ansættelsessamtaler forventes afviklet d. 23. januar eller d. 26. januar om eftermiddagen. 

Om Odense Katedralskole: Odense Katedralskole er et meget søgt gymnasium, som ligger midt i Odense lige ved banegården og Kongens Have. 

Skolen har 8 stx-klasser og 3 hf-klasser pr. årgang samt nogle GSK-hold hvert år. 

Yderligere oplysninger om skolen kan findes på www.odensekatedralskole.dk